Cuando una empresa empieza a crecer, también cambian sus necesidades de trabajo. Lo que antes funcionaba para dos o tres personas puede quedarse pequeño cuando el equipo aumenta y necesita compartir ideas, organizar reuniones y trabajar de forma coordinada. Elegir una oficina para equipo pequeño no consiste únicamente en encontrar suficientes mesas: hay que valorar la distribución, la privacidad, la ubicación y los servicios que facilitarán el día a día.
Si estás buscando una oficina para un equipo de entre 6 y 10 personas, es importante analizar cómo trabajáis actualmente y qué necesitaréis dentro de unos meses. En esta guía te explicamos los aspectos que debes tener en cuenta para encontrar un espacio cómodo, funcional y preparado para acompañar el crecimiento de tu empresa.
¿Qué debe tener una oficina para un equipo pequeño?
Una oficina para un equipo pequeño debe ofrecer espacio suficiente para trabajar con comodidad, una distribución que facilite la colaboración y unas condiciones adecuadas para concentrarse. También debe contar con servicios que simplifiquen la actividad diaria y permitan al equipo centrarse en su trabajo.
Antes de elegir, conviene valorar estos siete aspectos.
1. Capacidad y distribución: piensa en cómo trabaja tu equipo
El primer paso es comprobar que el espacio se adapta al número real de personas que lo van a utilizar.
No es lo mismo una empresa en la que todos los trabajadores acuden a diario que un equipo con un modelo híbrido, en el que algunos días hay menos personas en la oficina.
Para elegir correctamente, ten en cuenta:
- Número de puestos: calcula cuántas personas necesitan trabajar presencialmente al mismo tiempo.
- Espacio individual: cada trabajador debe disponer de una superficie adecuada para desarrollar sus tareas.
- Zonas de circulación: debe ser posible moverse por la oficina sin obstáculos.
- Distribución: comprueba si las mesas permiten trabajar juntos sin generar sensación de saturación.
- Crecimiento: valora si necesitarás incorporar nuevos puestos próximamente.
Si tu equipo tiene entre 6 y 10 personas, no te fijes únicamente en la capacidad anunciada. Visita el espacio y comprueba cómo quedarían distribuidos los puestos en una jornada habitual.
2. Privacidad y concentración para trabajar sin interrupciones
En un equipo pequeño es habitual combinar tareas individuales con momentos de colaboración. Por eso, la oficina debe permitir ambas formas de trabajo.
Un espacio demasiado abierto o con una distribución poco adecuada puede dificultar las llamadas, las videoconferencias o las tareas que requieren concentración.
Antes de decidirte, comprueba:
- Si cada persona puede trabajar con cierta independencia.
- Si existen espacios adecuados para realizar llamadas.
- Si el entorno permite mantener conversaciones de trabajo sin molestar al resto.
- Si puedes disponer de salas de reuniones cuando necesites tratar asuntos confidenciales o recibir clientes.
Un despacho privado puede ser una buena alternativa para empresas que necesitan trabajar juntas y mantener un espacio de uso exclusivo.
3. Comodidad, mobiliario e iluminación
El equipo va a pasar muchas horas en la oficina. Por eso, la comodidad no debería ser un aspecto secundario.
Comprueba que el mobiliario permite mantener una postura adecuada y que las mesas y sillas se adaptan al uso diario. También es importante prestar atención a la iluminación, la temperatura y la ventilación.
La iluminación merece especial atención: una distribución inadecuada de la luz o los reflejos en las pantallas pueden provocar molestias y fatiga visual. El Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo (INSST) ofrece recomendaciones sobre las condiciones de iluminación en los puestos de trabajo.
Cuando visites una oficina, observa:
- La entrada de luz natural y la iluminación artificial.
- La comodidad de las sillas y la superficie de las mesas.
- La climatización.
- La ventilación.
- El espacio disponible para moverse y organizar el puesto.
No valores únicamente el aspecto visual de la oficina. Piensa en cómo será trabajar allí durante toda la jornada.
4. Conectividad y servicios incluidos
Una oficina puede tener una buena distribución, pero si no dispone de los servicios necesarios para trabajar, puede acabar generando más gestiones y gastos de los previstos.
Antes de contratar, pregunta qué incluye realmente la cuota y qué servicios tendrás que gestionar por separado.
Algunos aspectos que conviene revisar son:
- Conexión a internet y cobertura wifi.
- Suministros y climatización.
- Limpieza y mantenimiento.
- Gestión de visitas y recepción, si la necesitas.
- Acceso a salas de reuniones.
- Seguridad y condiciones de acceso.
Solicita siempre un desglose de los servicios incluidos y los posibles costes adicionales. Así podrás comparar diferentes oficinas teniendo en cuenta el coste total y no solamente el precio anunciado.
5. Ubicación y facilidad de acceso
La ubicación influye tanto en la comodidad del equipo como en la relación con clientes, proveedores y colaboradores.
Una oficina bien situada puede facilitar los desplazamientos diarios y hacer más sencillo organizar reuniones presenciales.
Antes de elegir, analiza:
- El tiempo de desplazamiento de los trabajadores.
- Las conexiones por carretera y transporte público.
- La disponibilidad de aparcamiento.
- La cercanía a clientes y colaboradores.
- Los servicios y establecimientos del entorno.
Si tu empresa trabaja principalmente en el sur de Madrid, puede interesarte comparar distintas opciones en Alcorcón y municipios cercanos. Lo importante es elegir una ubicación que tenga sentido para la actividad y las personas que van a utilizar el espacio.
6. Flexibilidad para adaptarse al crecimiento de la empresa
Las necesidades de una empresa no son siempre las mismas. Un equipo puede pasar de seis a ocho personas en pocos meses, incorporar perfiles nuevos o modificar sus días de trabajo presencial.
Por eso, antes de firmar un contrato, revisa las condiciones de permanencia, los plazos de aviso y las posibilidades de ampliar o cambiar el espacio.
Pregúntate:
- ¿Qué ocurre si necesito más puestos?
- ¿Puedo modificar las condiciones si cambia mi actividad?
- ¿Qué gastos iniciales tengo que asumir?
- ¿Hay permanencia o compromisos a largo plazo?
- ¿Qué servicios puedo añadir si los necesito?
Los espacios de trabajo flexibles pueden ser una alternativa interesante para empresas que prefieren evitar parte de la gestión asociada a una oficina tradicional.
7. Salas de reuniones y espacios complementarios
Aunque el equipo tenga su propio despacho, no todas las actividades tienen por qué realizarse dentro de él.
Las reuniones con clientes, las presentaciones, las sesiones de formación o los encuentros de equipo pueden requerir un espacio diferente.
Por eso, comprueba si el centro dispone de salas de reuniones o formación y cómo se pueden utilizar: por horas, mediante reserva previa o con alguna modalidad incluida en el servicio.
Tener acceso a estos espacios permite adaptar el entorno a cada actividad sin necesidad de destinar toda la superficie de la oficina a usos puntuales.
Checklist: qué revisar antes de elegir una oficina para tu equipo
Antes de tomar una decisión, utiliza esta lista para comparar las opciones que estés valorando:
-
Tiene capacidad suficiente para el equipo que acude presencialmente.
-
La distribución permite trabajar y moverse con comodidad.
-
Ofrece privacidad y condiciones adecuadas para concentrarse.
-
Dispone de mobiliario apropiado e iluminación adecuada.
-
Cuenta con conexión a internet y los servicios necesarios.
-
La ubicación facilita los desplazamientos.
-
Las condiciones económicas y contractuales están claras.
-
Permite adaptarse a posibles cambios en el tamaño del equipo.
-
Dispone de salas de reuniones u otros espacios complementarios.
Comparar estos puntos antes de contratar te ayudará a evitar decisiones basadas únicamente en el precio o en la primera impresión.
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Elegir una oficina es una decisión que afecta al día a día de toda la empresa. Por eso, merece la pena conocer las instalaciones, comprobar la distribución de los espacios y valorar si encajan con vuestra forma de trabajar.
En Working Us!, en el entorno de Alcorcón y el sur de Madrid, ofrecemos diferentes soluciones de trabajo, entre ellas despachos privados, puestos de coworking y salas de reuniones.
Si buscas una oficina para tu equipo, cuéntanos cuántas personas sois, cómo trabajáis y qué necesitáis. Podremos orientarte sobre las opciones disponibles y ayudarte a valorar qué espacio encaja mejor con vuestra actividad.
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